Majerská 44, 821 07 Bratislava

Kľúčové právne dokumenty pre firmu

Advokát pre firmy

Vhodne zvolená zmluvná dokumentácia obchodnej spoločnosti predstavuje základ jej správneho fungovania. Veľa podnikateľov si láme hlavu nad otázkou, aké dokumenty a zmluvy sú potrebné pre firmu, aby ich mala vypracované na svoju ochranu. Nižšie predkladáme zoznam základných dokumentov firmy, ktoré by nemali v žiadnej spoločnosti chýbať. Respektíve odporúčané dokumenty a zmluvy, ktoré má mať spoločnosť pokryté v závislosti od jej podnikateľskej činnosti.

 

Obsah:

1. SPOLOČENSKÁ ZMLUVA / ZAKLADATEĽSKÁ LISTINA / STANOVY

Určite viete, že základným dokumentom potrebným pri vzniku a založení obchodnej spoločnosti s ručením obmedzeným je práve spoločenská zmluva. V prípade, ak spoločnosť zakladá jeden zakladateľ, tak spoločenskú zmluvu nahrádza zakladateľská listina. Alebo ak ide o akciovú spoločnosť dôležitým dokumentom sú aj stanovy spoločnosti.

Veľa podnikateľov príprave a vypracovaniu spoločenskej zmluvy nevenuje náležitú pozornosť napriek tomu, že tento dokument primárne upravuje vnútorné vzťahy a organizáciu v spoločnosti. A teda v prípade, ak budete chcieť v spoločnosti v budúcnosti niečo zmeniť, upraviť, niekoho vymenovať, odvolať či vyplatiť, prvým dokumentom, ktorý by ste si mali pozrieť je práve spoločenská zmluva, ktorá v mnohých prípadoch dáva na tieto otázky odpoveď.

S ohľadom na uvedené, dôležité ustanovenia, ktoré sa odporúčajú v rámci spoločenskej zmluvy upraviť sú napríklad:

  • spôsob a proces schvaľovania zmien v spoločnosti,
  • spôsob výpočtu vyrovnacieho podielu spoločníka,
  • úprava nároku spoločníka na podiel na zisku,
  • úprava rozdelenia a prevodu obchodného podielu v spoločnosti na iného spoločníka spoločnosti, alebo na tretiu osobu,
  • spôsob vymenovania a odvolania prokuristu,
  • obmedzenie konateľského oprávnenia,
  • ako aj iné skutočnosti, ktoré je vhodné mať už v procese vzniku spoločnosti definované.

V prípade, ak sa takéto ustanovenia v spoločenskej zmluve nebudú nachádzať, a nebudú jej zakladateľmi upravené, použijú sa podporne ustanovenia Obchodného zákonníka.

2. PODNIKATEĽSKÝ (BUSINESS) PLÁN

Podnikateľský plán možno označiť ako primárny dokument, ktorý spoločnosť reprezentuje navonok. Podnikateľský plán slúži nielen pre firmu a podnikateľa ako takého, ale aj na úspešné uchytenie sa na trhu a pre prípadných investorov. Ide o dokument, ktorý definuje chod spoločnosti od samého počiatku až do času začatia dosahovania investícií. Niektorí podnikatelia si môžu povedať, že podnikateľský plán je zbytočnosť. Pre ostatných predstavuje správny podnikateľský plán základ úspechu.

Podnikateľský plán predovšetkým slúži pre získanie všetkých podstatných informácií o spoločnosti a jej podnikateľskej činnosti, jasne definuje stanovené ciele a napomáha spoločnosti v ich dosahovaní, pomáha tiež vykonávať správne rozhodnutia v budúcnosti. V určitých prípadoch je podnikateľský plán potrebným podkladom pre:

  • investorov,
  • banky,
  • zainteresované osoby,
  • manažment spoločnosti.

Pretože podnikateľský plán zväčša obsahuje podrobné finančné prognózy, predpovede o výkonnosti a ziskovosti spoločnosti a marketingový plán, je vhodný pre každodenné obchodné plánovanie. Z toho dôvodu by sa mal podľa potreby a aktuálnej situácie aj pravidelne aktualizovať a revidovať.

3. PRACOVNÁ ZMLUVA

V prípade, ak je firma alebo podnikateľ zároveň aj zamestnávateľom, nevyhne sa ďalšiemu dokumente, a to pracovnej zmluvy so svojim zamestnancom. Podmienky a úprava pracovnej zmluvy majú vychádzať predovšetkým zo Zákonníka práce, a musia obsahovať aspoň úpravu dojednaní so zamestnancom vo vzťahu k jej podstatným náležitostiam, a to:

  1. druh práce, na ktorý sa zamestnanec prijíma
  2. stručná charakteristika práce,
  3. miesto výkonu práce (obec, časť obce, alebo inak určené miesto),
  4. deň nástupu do práce,
  5. mzdové podmienky, ak nie sú dohodnuté v kolektívnej zmluve.

Veľa zamestnávateľov však do pracovnej zmluvy nezahrnie všetky tieto informácie , prípadne ich uvedie nedostatočne (napr. bez uvedenia stručnej charakteristiky práce, alebo miesto výkonu práce uvedú príliš široko ako územie Slovenskej republiky), čím dochádza k porušeniu ustanovenia § 43 Zákonníka práce. Niektorí zamestnávatelia navyše do pracovnej zmluvy uvádzajú aj informácie, ktoré tam v žiadnom prípade nepatria (napr. dohoda o zmluvnej pokute). Ak pracovná zmluva obsahuje ustanovenia, ktoré sú v rozpore so zákonom, alebo kolektívnou zmluvou, je v tejto časti neplatná.

Pracovná zmluva

Rovnako je potrebné prihliadať na skutočnosť, kedy spoločnosť alebo podnikateľ „zamestnáva“ živnostníka (namiesto regulérneho zamestnanca). V prípade práce na živnosť, ak táto nahrádza bežný pracovný pomer, sa môže jednať aj o nelegálnu prácu. Podľa ustanovenia § 1 ods. 2 Zákonníka práce:

  • závislá práca je práca vykonávaná vo vzťahu nadriadenosti zamestnávateľa a podriadenosti zamestnanca, osobne zamestnancom pre zamestnávateľa, podľa pokynov zamestnávateľa, v jeho mene, v pracovnom čase určenom zamestnávateľom.
  • Závislá práca môže byť vykonávaná výlučne v pracovnom pomere, v obdobnom pracovnom vzťahu alebo výnimočne za podmienok ustanovených v tomto zákone aj v inom pracovnoprávnom vzťahu.
  • Závislá práca nemôže byť vykonávaná v zmluvnom občianskoprávnom vzťahu alebo v zmluvnom obchodnoprávnom vzťahu podľa osobitných predpisov.

Ak sú teda splnené podmienky podľa ustanovenia § 1 ods. 2 Zákonníka práce, je možné takúto prácu vykonávať len v pracovnom pomere (nie na živnosť). Zamestnanec pri výkone závislej činnosti na živnosť by vykonával nelegálnu prácu, t.j. v prípade zamestnávateľa by išlo o nelegálne zamestnávanie, za čo by obom hrozila pokuta podľa zákona za porušenie pracovnoprávnych predpisov.

4. DOHODA O MLČANLIVOSTI (NDA)

Ďalším typom dokumentov, ktoré sú vo firmách pomerne časté sú tzv. NDA (Non-disclosure agreement) – dohoda o mlčanlivosti.  Či už si to priamo uvedomujete, alebo nie, v súvislosti s väčšinou podnikateľských činností zbierate a uchovávate informácie, ktoré by mali ostať súkromné – napríklad zoznam dodávateľov, zákazníkov, finančné výkazy, či nápady na zlepšenie podnikateľskej aktivity. Dohoda o mlčanlivosti je základným dokumentom, ktorý vám takúto ochranu voči osobám, ktoré majú k takýmto informáciám prístup poskytuje. Dohoda o mlčanlivosti vám pomôže ochrániť vaše obchodné praktiky, ako aj duševné vlastníctvo, pred zverejnením, alebo sprístupnením vašim konkurentom a tieto informácie nešíriť mimo pôsobnosti vašej spoločnosti.

V dohode o mlčanlivosti si tak môžete či už so zamestnancami, alebo zmluvnými partnermi dohodnúť podmienky prístupu a sprístupňovania takýchto informácií, ako aj následky porušenia zmluvných povinností (okamžité skončenie pracovného pomeru, náhrada škody, zmluvné pokuty v obchodných prípadoch a podobne). Zároveň upozorňujeme, že v dohode o mlčanlivosti je potrebné samotný záväzok mlčanlivosti špecifikovať dostatočne určito, a to predovšetkým s uvedením údajov, informácií, alebo dokumentov, o ktorých majú zmluvné strany zachovávať mlčanlivosť.

5. DOHODA O ZÁKAZE KONKURENCIE

Zákazom konkurencie vo všeobecnosti rozumieme zákaz konania väčšinou fyzickej osoby, ktorá vo svojom záujme pre svoj prospech alebo prospech iných osôb koná na ujmu, resp. na úkor toho, koho záujmy by mala naopak reprezentovať, resp. hájiť. Dohodu o zákaze konkurencie môžete uzavrieť tak so zamestnancom, ako aj s vašim obchodným, či zmluvným partnerom. Na základe uvedeného možno rozlišovať konkurenčnú doložku v zmysle Zákonníka práce a v zmysle Obchodného zákonníka.

 

Dohoda o zákaze konkurencie so zamestnancom

V prípade uzavretia dohody o zákaze konkurencie so zamestnancom rozlišujeme obmedzenie výkonu inej zárobkovej činnosti zamestnanca počas trvania pracovného pomeru, a po jeho skončení.

V prípade obmedzenia výkonu inej zárobkovej činnosti zamestnanca počas trvania pracovného pomeru Zákonník práce uvádza, že zamestnanec môže popri svojom zamestnaní vykonávanom v pracovnom pomere vykonávať inú zárobkovú činnosť, ktorá má k predmetu činnosti zamestnávateľa konkurenčný charakter, len s predchádzajúcim písomným súhlasom zamestnávateľa. V takomto prípade je preto zamestnanec povinný vopred požiadať zamestnávateľa o písomný súhlas s výkonom inej zárobkovej činnosti. Zároveň platí, že v prípade, ak sa zamestnávateľ do 15 dní nevyjadrí, má sa za to, že súhlas udelil. Považujeme za potrebné podotknúť, že dohodu o zákaze konkurencie môže zamestnávateľ so zamestnancom dohodnúť aj po skončení pracovného pomeru, a to najdlhšie na obdobie 1 rok.

V oboch prípadoch však možno konštatovať, že dohodu o zákaze konkurencie možno so zamestnancom uzavrieť iba v prípade, ak sú kumulatívne splnené podmienky dané Zákonníkom práce, a to (i) možnosť zamestnanca na zastávanej pracovnej pozícií nadobudnúť informácie a znalosti, ktoré nie sú bežne dostupné, pričom (ii) využitie takýchto informácií a znalostí by mohlo privodiť zamestnávateľovi podstatnú ujmu. Na využitie uzatvorenia dohody o zákaze konkurencie musia byť teda v prípade zamestnanca kumulatívne splnené dve podmienky, a to:

  • prístup zamestnanca k informáciám jedinečného a originálneho charakteru,
  • súčasna spôsobilosť privodenia podstatnej ujmy zamestnávateľovi pri využití takýchto informácií.

Pojem podstatná ujma Zákonník práce bližšie nedefinuje, vo všeobecnosti môžeme vychádzať z definície ujmy podľa Občianskeho zákonníka, teda majetkovej (škody), nemajetkovej (morálnej ujmy) a škody na zdraví. Pri posudzovaní možnej podstatnej ujmy, ktorá by mohla zamestnávateľovi vzniknúť sa teda tento význam bude posudzovať vždy individuálne podľa konkrétnej skutočnosti. Uzatvorenie dohody o zákaze konkurencie by sa preto malo týkať len tých zamestnancov, ktorí zastávajú pracovné pozície, v rámci ktorých získali reálny potenciál byť konkurenciou svojmu zamestnávateľovi.

V prípade dojednania dohody o zákaze konkurencie po skončení pracovného pomeru, Zákonník práce navyše ukladá zamestnávateľovi povinnosť uhrádzať zamestnancovi peňažnú náhradu za dodržiavanie zákazu konkurencie zamestnancom, a to za každý mesiac plnenia záväzku. Zároveň platí, že nárok na finančnú náhradu nemá zamestnanec, ktorý svoj záväzok poruší, počnúc mesiacom, v ktorom k porušeniu došlo, a to ani za pomernú časť tohto mesiaca.

 

Dohoda o zákaze konkurencie s obchodným a zmluvným partnerom

V prípade uzavretia dohody o zákaze konkurencie s obchodným partnerom podľa Obchodného zákonníka sa zákaz konkurencie vzťahuje najmä na členov štatutárnych orgánov jednotlivých spoločností, ktorí majú dostatočné informácie o možnostiach, plánoch a celkovom fungovaní spoločnosti. Podstatou je, aby takéto vedomosti nezneužívali na úkor spoločnosti pre inú spoločnosť, čím možno predísť vzniku majetkovej škody spoločnosti, a rovnako tak môžu byť takýmto konaním chránené záujmy spoločnosti.

 

Radi vám pomôžeme s kontrolou alebo vypracovaním dokumentov pre firmy.

6. GDPR dokumentácia

Je nepochybné, že vypracovanie dokumentácie GDPR v súvislosti s ochranou osobných údajov sa už v súčasnosti týka skutočne takmer každého podnikateľa a každej spoločnosti. Konkrétne sa GDPR týka každého, kto získava, zhromažďuje a spracúva osobné údaje fyzických osôb v rámci územia Európskej únie – napr.

  • zamestnávatelia,
  • zdravotnícki prevádzkovatelia,
  • prevádzkovatelia e-shopu,
  • prevádzkovatelia webov,
  • prevádzkovatelia kamerových systémov.

 

Zároveň je potrebné podotknúť, že GDPR chráni výlučne osobné údaje fyzických osôb, a preto sa nevzťahuje na spracúvanie osobných údajov podnikateľov, alebo obchodných spoločností.

“GDPR sa týka každého, kto získava, zhromažďuje a spracúva osobné údaje fyzických osôb v rámci územia Európskej únie. Chráni výlučne osobné údaje fyzických osôb a nevzťahuje sa na osobné údaje podnikateľov.”

Kým väčšina spoločností už má GDPR dokumentáciu vypracovanú, stále sa nájdu aj také firmy, ktoré ju neaktualizovali, prípadne túto dokumentáciu vôbec nevedú. Pritom pokuty v prípade porušenia povinnosti na úseku ochrany osobných údajov sú takmer likvidačné. Prehľadný výpočet sankcií a následkov porušenia GDPR si môžete prezrieť aj v našom predošlom článku pod názvom „Všetko o dokumentácií GDPR – pokuty, sankcie, vypracovanie GDPR“. Príprava tejto dokumentácie (ak sa vás týka) by preto malo byť jedným z prvých krokov, ktoré uskutočníte ešte pred výkonom samotnej podnikateľskej činnosti.

7. VŠEOBECNÉ OBCHODNÉ PODMIENKY

Ďalší dokument pre spoločnosti, všeobecné obchodné podmienky (VOP) ako také, nie sú vyslovene vyžadované zákonom a pre podnikateľa nie je zákonnou povinnosťou mať ich vypracované. Avšak, nielen v prípade webových stránok sa odporúča, aby tieto boli používateľom prístupné, nakoľko definujú právny vzťah medzi prevádzkovateľom webovej stránky, resp. obchodníkom a používateľom, resp. zákazníkom.

Všeobecné obchodné podmienky

 

Všeobecné obchodné podmienky tak za splnenia určitých podmienok predstavujú právne záväznú zmluvu medzi vami a vašimi zákazníkmi, dodávateľmi, obchodnými partnermi, alebo inými osobami, vo vzťahu ku ktorým služby poskytujete alebo tovar dodávate. Okrem toho, v prípade, že VOP máte vypracované a dostupné, vzbudzuje to u potenciálnych zákazníkov, či zmluvných partnerov vyššiu profesionalitu poskytovania vašich služieb. Navyše vaše práva v prípade porušenia podmienok písomnej zmluvy sú podstatne jednoduchšie vymožiteľné, ako je tomu napríklad v prípade zmluvy uzatvorenej v ústnej forme.

A čo všetko by mali všeobecné obchodné podmienky v prípade takého e-shopu obsahovať sa dozviete aj v našom predchádzajúcom článku pod názvom: „Čo všetko musia obsahovať všeobecné obchodné podmienky e-shopu?“

8. ZMLUVA O NÁJME NEBYTOVÝCH PRIESTOROV

Zmluva o nájme ako taká, prípadne zmluva o nájme nebytových priestorov je ďalším z dokumentov, s ktorým sa podnikatelia pri výkone podnikateľskej činnosti stretávajú takmer vždy. Predmetom tejto zmluvy je záväzok prenajímateľa (spravidla vlastníka nebytového priestoru) prenechať do užívania nájomcovi nebytový priestor na vopred dohodnutý účel. Nájom a podnájom nebytových priestorov upravuje zákon č. 116/1990 Zb. o nájme a podnájme nebytových priestorov. Právna úprava obsiahnutá v zákone o nájme a podnájme ma spravidla dispozitívny charakter, a preto si zmluvné strany vo veľkej miere môžu dojednať jej obsah podľa vlastného uváženia.

Napriek tomu, niektoré ustanovenia zákona sú kogentné, pričom platí, že tieto zmluvné strany nemôžu v zmluve vylúčiť, modifikovať, ani dohodnúť si ich inú úpravu (napr. nájom dojednaný na dobu určitú možno v zásade zo strany prenajímateľa vypovedať iba z dôvodov taxatívne vymedzených v ustanovení § 9 ods. 2 Zákona o nájme a podnájme nebytových priestorov). Vzhľadom k uvedenému je vhodné zmluvu pred jej podpisom dôkladne skontrolovať, aby sa predišlo prípadným sporom vzniknutým z takýchto dojednaní.

9. DODÁVATEĽSKO – ODBERATEĽSKÉ ZMLUVY

Posledným typom dokumentov, s ktorým sa podnikateľ pravidelne pri výkone svojej podnikateľskej činnosti stretáva sú rôzne, odlišné typy zmlúv, v závislosti od poskytovanej / využívanej služby. V dnešnom konkurenčnom podnikateľskom prostredí si podnikateľ v zásade nemôže dovoliť vznik žiadnych problémov. Avšak jedným z najčastejších problémov býva práve neexistencia dohody o kúpe, predaji, či dodávke tovaru, alebo poskytnutia služby.

V takomto prípade, ako aj v prípade ústne uzatváraných zmlúv sú práva zmluvných strán podstatne ťažšie vymožiteľné, a preto je na mieste, aby podnikateľ v každom prípade trval na uzatvorení písomnej zmluvy (prípadne rámcovej zmluvy, v prípade viacerých objednávok, dodávok a podobne) so svojím zmluvným partnerom. Najmä v prípade, ak ide o dlhodobý kontrakt, odporúča sa spísanie zmluvy s podrobnou úpravou vzťahov, práv a povinností zmluvných strán.

obrázky: unsplash.com

 

 

Radi vám pomôžeme s kontrolou alebo vypracovaním dokumentov.
Ušetríte tak nielen čas, ale aj nemalé finančné prostriedky.